Ciao amico dell’animazione oggi parliamo della figura chiave nell’organizzazione di una festa per giovanissimi: il party planner per bambini! Questa figura è colui che si occupa di tutta l’architettura di un evento per piccini; in questo articolo dedicato te la facciamo conoscere da vicino; sei pronto?

Chi é il party planner per bambini?

Gigi Speciale-party-planner

Hai presente l’ultima festa spettacolare che hanno organizzato per il piccolo della famiglia? Potremmo parlare del compleanno di tuo/a figlio/a o della festa di comunione di una/un nipotina/o … La festa che ti è rimasta nel cuore, perché tutto ti è sembrato perfetto, ha dietro moltissimo lavoro e un fortissimo spirito di organizzazione.

Colui che si occupa dell’organizzazione degli eventi è l’event planner o il party planner per bambini.

Si tratta di una figura polivalente, capace di tenere sotto controllo molti aspetti della gestione di un evento. Sostanzialmente se andiamo a “smontare” le sezioni di una festa di compleanno o di un party per bambini in generale troviamo che è composta da queste parti:

  • Location adatta (in molti casi può essere data già da chi richiede la festa)
  • Allestimento del party
  • Svolgimento della festa: organizzare le sezioni in cui si svolge la festa (momento dell’accoglienza, momento dell’intrattenimento, momento della merenda e del taglio della torta)
  • Intrattenimento
  • Catering
  • Cake designer

Il party planner è colui che si occupa di tutte queste sezioni della festa e le combina in modo da creare un evento che si adatti pienamente ai gusti del festeggiato. Tutto viene calibrato per affascinare e coinvolgere i partecipanti; a seconda delle richieste, si può collegare tutte le sezioni della festa sotto ad un unico tema, scelto dal festeggiato.

Cosa fa nello specifico il party planner?

In Saltimbanco Animazione il party planner è il fondatore dell’azienda Luigi Speciale. Di cosa si occupa il nostro Gigi?

Normalmente Saltimbanco Animazione ha una segreteria organizzativa che si occupa di raccogliere le richieste dei clienti per creare feste ad OC e personalizzate secondo la loro volontà!

Qui entra in gioco il party planner Luigi Speciale che accoglie appieno le richieste delle mamme e dei papà che vogliono far contenti i loro figli.

Il nostro party planner Gigi è un po’ l’architetto dell’intero evento, ascoltati tutte e richieste si occupa di mettere insieme i pezzi organizzando il proprio lavoro in diversi step:

  • Studio del concept dell’evento
  • Approccio diretto con i clienti per eventuali proposte e modifiche
  • Ricerca della location adatta al tipo di evento (se è necessaria)
  • Idealizza l’allestimento
  • Con l’aiuto dello staff contatta i fornitori
  • Organizza tutto l’intrattenimento (da giochi per bambini, a spettacoli a balli di gruppo o intrattenimenti speciali)
  • Contatta l catering adatto e la cake design per la torta
  • A seconda del tipo di feste possono essere introdotti regalini speciali e omaggi per i piccoli partecipanti
  • Gestione totale di dinamiche e tempistiche
  • Problem solver per eventuali imprevisti

Entriamo nel merito d ogni step!

Concept evento bambini

Il party planner deve studiare bene le richieste dei clienti e comprendere lo scopo dell’evento. Dopo un attento esame e uno scambio con i clienti l’organizzatore pensa ad un concept, ossia la “forma” che dovrà avere l’evento e quali corde suggestionali dovrà toccare.

Ricerca della location

A volte questo step viene saltato, specie nelle feste di compleanno dove spesso la location della festa è la casa del festeggiato.

Se si presenta la necessità di cercare una location, il party planner deve cercare la location più adatta al concept dell’evento, pertanto questo passaggio viene eseguito in seconda battuta.

Allestimento

Deve essere in linea con l’evento e con i gusti del festeggiato. Se ad esempio la festa è a tema personaggio Disney la location dovrà colpire l’immaginario dei bambini al punto da “trascinarli” nel mondo dei loro eroi!

Contatto fornitori e gestione dinamica dell’evento

I fornitori sono una parte importante per una festa, perché sono loro a garantire tutto ciò che serve a rendere unico l’evento. Si può parlare di giochi gonfiabili, macchina per i popcorn e zucchero filato o costumi particolari per gli animatori.

Tutto il materiale utile della festa passa dal rapporto organizzazione-fornitura, pertanto la gestione delle tempistiche è fondamentale alla riuscita della festa!

L’Intrattenimento del party planner

L’intrattenimento è il cuore dell’evento; il party planner deve organizzare tutta la parte riguardante l’intrattenimento studiando a fondo le richieste e i gusti del festeggiato. Sarà inoltre, necessario tenere conto dell’età dei partecipanti per organizzare un evento che coinvolga tutti i bambini.

Catering e cake design

Un altro compito importante per il party planner è la scelta del catering e del cake design. Indipendentemente dallo scopo della festa, il catering e il creatore della torta di compleanno o per qualsiasi cerimonia devono essere selezionati con molta cura ad una festa per bambini.

I bambini sono molto selettivi nel cibo e solitamente non mangiano molte cose. Il catering deve saper creare un buffet simpatico all’aspetto e colorato, al fine d’invogliare i bambini a partecipare. Inoltre sarà necessario che si tengano in considerazione eventuali allergeni e ingredienti poco graditi ai bambini.

Il cake design è colui o colei che crea l’aspetto della torta decorandola e rendendola unica. Se si rispetta un tema la torta richiamerà il tema prescelto.

Gestione evento e problem solving

Il party planner cura tutta la gestione dell’evento e si occupa del problem solving. Questo significa saper gestire ogni dinamica dell’evento e saper risolvere tempestivamente una situazione difficile.

Conclusione

Contattaci per organizzare feste ed eventi per bambini il nostro party planner e tutto il nostro staff di animatori sono pronti a mettere in campo le migliori soluzioni per organizzare una festa unica ai tuoi bambini.

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Alla prossima!